GDPR of AVG: Is uw kring al in orde?

Let op: opent in een nieuw venster PDFAfdrukkenE-mail

 

 

Sinds 25 mei moet iedere vereniging die bv. ledenlijsten bijhoudt, in orde zijn met de General Data Protection Regulation, kortweg GDPR (in het Nederlands: AVG). Dat is een nieuwe Europese richtlijn die de privacy in goede banen moet leiden. Voor onze erfgoedverenigingen is bijzonder belangrijk om te benadrukken dat enkel bij levende personen extra aandacht nodig is. Met je vragen kan je steeds terecht bij Heemkunde Vlaanderen.

Enkele regeltjes:

Iedereen, ook de medewerkers binnen de heemkring moeten zich bewust zijn van de aankomende regelgeving. Organiseer dus gerust intern een workshop.

De kringen die een archief of documentatie ter beschikking stellen moeten in hun dataregister daar extra aandacht aan besteden. Als er ooit een datalek is, zal je dat register moeten voorleggen om te bewijzen dat je wel als vereniging probeert om correct om te gaan met persoonsgegevens.

Persoonlijke data mag enkel verwerkt worden als het noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten, als er een wettelijke verplichting bestaat of als je hiervoor de toestemming hebt gekregen. U moet zich als vereniging kritisch onderzoeken, waarom je data hebt en of je die wel echt nodig hebt. Persoonlijke data mag je ook niet zomaar bewaren.

Zorg er daarom voor dat je overeenkomsten, algemene voorwaarden en privacyverklaringen (website, nieuwsbrief) conform zijn aan de nieuwe wetgeving.

De wijze waarop je toestemming vraagt om iemands persoonsgegevens te verwerken, moet volgens de GDPR vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn.

De GDPR verlangt dat alle informatie die je geeft in een beknopte en begrijpbare taal gebeurt.

Voorzie een procedure voor wanneer iemand informatie vraagt, wanneer iemand verbetering en verwijdering van gegevens wil, wanneer iemand bezwaar heeft tegen uw manier van werken,…

Stel een data protection officer (dpo) aan, als je documentatie op lange termijn wil bewaren. Hiervoor kan je ook beroep doenn op Heemkunde Vlaanderen, al moet dan logischerwijze in een overeenkomst neergeschreven worden wie wat precies doet.

Uw kring kan meer uitleg krijgen via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft JavaScript nodig om het te kunnen zien.

Of op deze pagina https://www.heemkunde-vlaanderen.be/ga-aan-de-slag-met-gdpr-en-ontdek-onze-tips-en-voorbeelddocumenten/